Relay
Van inbox tot magazijnvloer. Zonder overbodige kliks.
Inkomende orders verwerken is één van de meest tijdsintensieve en foutgevoelige processen in een operationele organisatie. E-mails die manueel worden uitgelezen, orders die handmatig in het ERP worden ingevoerd, bevestigingen die soms wel en soms niet verstuurd worden. Relay neemt dit volledige proces over — van het moment dat een order binnenkomt tot de bevestiging naar klant en logistiek.
Kanalen
Integraties
Geschikt voor
Bedrijven die dagelijks 20+ orders verwerken via meerdere kanalen
Manuele orderverwerking schaalt niet. Relay wel.
Orders komen via te veel kanalen
E-mail, EDI, webshop, telefoon — elk kanaal heeft zijn eigen formaat. Manueel samenvoegen en interpreteren kost tijd en vergroot de kans op fouten.
ERP-invoer is repetitief en foutgevoelig
Manueel orders intypen in een ERP-systeem is niet alleen traag, het leidt ook tot invoerfouten die verderop in het proces duur worden: verkeerde adressen, foute hoeveelheden, gemiste referenties.
Klanten wachten te lang op bevestiging
Wanneer orderverwerking afhankelijk is van menselijke beschikbaarheid, lopen bevestigingstijden op — zeker buiten de kantooruren. Dat ondermijnt het vertrouwen van je klanten.
Uitzonderingen vallen door de mazen
Niet-standaard orders of afwijkingen worden soms pas laat opgemerkt, waardoor leveringsvertragingen of commerciële discussies ontstaan die vermijdbaar waren.
Inname en parsing
Relay bewaakt alle inkomende kanalen en herkent ordergegevens automatisch — ongeacht of ze in een gestructureerde EDI-boodschap staan, een vrije e-mailtekst, of een webshop-webhook.
Validatie
Relay raadpleegt je ERP, voorraadsysteem en klantendatabase om de order te valideren: klantgegevens, artikelnummers, prijzen, beschikbaarheid en leveringsvoorwaarden.
Verwerking
Goedgekeurde orders worden automatisch aangemaakt in je systeem. Relay vult alle vereiste velden in op basis van de ontvangen data en de klanthistoriek.
Bevestiging en notificatie
De klant ontvangt automatisch een orderbevestiging. Het logistieke team wordt genotificeerd via het kanaal van je keuze: e-mail, ERP-notificatie of een bericht in je warehouse management systeem.
Escalatie van uitzonderingen
Orders die niet volledig geautomatiseerd kunnen worden verwerkt — door ontbrekende info, stock-issues of afwijkende prijzen — worden proactief geëscaleerd naar de juiste medewerker, met alle context al bijgevoegd.
Leest orders vanuit elk kanaal
E-mail, EDI, webshop, portaal — Relay herkent ordergegevens ongeacht het formaat en normaliseert ze naar één gestructureerd record.
Valideert beschikbaarheid en prijzen
Relay raadpleegt in real time je ERP of voorraadsysteem en signaleert onmiddellijk wanneer een artikel niet beschikbaar is of een prijs afwijkt.
Maakt automatisch ERP-entries aan
Goedgekeurde orders worden zonder menselijke tussenkomst ingevoerd in je systeem, inclusief referenties, leveradressen en betalingscondities.
Bevestigt naar klant en logistiek
Na verwerking stuurt Relay automatisch een orderbevestiging naar de klant en een pickinglijst of notificatie naar het logistieke team.
Escaleert uitzonderingen
Wanneer een order vragen oproept — ontbrekende informatie, afwijkende prijzen, nieuwe klanten — wordt de juiste persoon proactief op de hoogte gebracht.