Order Processing Agent
Elke order die per mail binnenkomt, typt iemand handmatig over in je ERP.
De Order Processing Agent leest orders die als tekst, PDF, foto, ... gestuurd worden naar een gedeelde mailbox, Whatsapp,... en verwerkt ze automatisch in je ERP.
Herken je dit?
Orders die per mail of Whatsapp binnenkomen en handmatig worden ingevoerd in je ERP?
Klanten die bellen of mailen voor de status van hun bestelling?
Orderfouten door verkeerd overtypen van artikelnummers, hoeveelheden of adressen?
Orderpieken waarbij de klantendienst het volume niet kan bijhouden?
Bestellingen die binnenkomen als foto van een handgeschreven lijst?
Je team heeft een beperkte capaciteit om orders te verwerken. Onze agent verwerkt vandaag tientallen en morgen honderden orders per dag, zodat jouw team tijd krijgt voor klantencontact dat er echt toe doet.
De Order Processing Agent leest inkomende orders uit PDF-files, foto's, Excel bestanden, screenshots,... en zet ze automatisch om naar correcte records in je ERP. Geen manuele invoer, geen fouten, geen vertraging.
Automatische verwerking, ongeacht het formaat.
E-mail, PDF, een foto van een handgeschreven bestelling of portaal — de agent herkent ordergegevens uit elk kanaal en maakt er een gestructureerd record van.
Realtime matching tegen je eigen systemen.
Klantcodes worden gematcht tegen je productcatalogus, beschikbaarheid en prijzen worden gecontroleerd in je ERP, vóór de order aangemaakt wordt. Hoeveelheden en verpakkingen worden automatisch herkent of correct berekend.
Aan of uit, zonder impact op je systemen.
De agent draait naast je ERP. Je kan hem op elk moment uitzetten en terugvallen op je huidige manier van werken, zonder gevolgen.
Kanalen
Integraties
Geschikt voor
Groothandel en productiebedrijven die dagelijks 20+ orders verwerken via meerdere kanalen
Wat het je kost
Manuele invoer is foutgevoelig
Orders handmatig overtypen in een ERP is niet alleen traag — het leidt tot fouten. Verkeerd adres, fout artikelnummer, foute hoeveelheid. Elke fout kost geld en klantenvertrouwen.
Manuele gegevensinvoer heeft gemiddeld een foutpercentage van 1 tot 4%. Voor orders betekent één fout een retour, een leveringsklacht of verlies van marge.
Gartner
Schalen lukt niet zonder meer mensen
Ordervolume kan verdubbelen bij seizoenspieken of groei. Het team niet. Manuele processen vereisen evenredig meer mensen — terwijl de foutmarge stijgt naarmate de druk toeneemt.
Bedrijven met snelle volumegroei zien hun backoffice-kosten evenredig stijgen zolang ze manueel werken. Automatisering doorbreekt die relatie.
McKinsey & Company
Klanten verwachten directe bevestiging
Een order die 's avonds binnenkomt en pas de volgende ochtend bevestigd wordt, is voor veel B2B-klanten onacceptabel. Trage verwerking ondermijnt vertrouwen — zeker bij nieuwe relaties.
74% van B2B-kopers verwacht dezelfde digitale snelheid als in hun privéleven. Trage orderbevestigingen zijn een van de grootste oorzaken van B2B-klantontevredenheid.
Salesforce
Order ontvangen
De agent monitort de kanalen waarop orders binnenkomen voortdurend. Elk binnenkomend order wordt onmiddellijk opgepikt — ook buiten kantooruren.
Data extraheren & begrijpen
Klant, artikelen, hoeveelheden, leveringsadres en eventuele instructies worden herkend — ongeacht hoe het order geformuleerd is.
Matchen & valideren
Klantcodes worden gematcht tegen je productcatalogus, hoeveelheden en verpakkingen berekend, beschikbaarheid en prijzen gecontroleerd.
Aanmaken in ERP
Correcte orders worden na validatie of volledig automatisch ingevoerd in je systeem — met alle vereiste velden, referenties en leveringsgegevens ingevuld.
Bevestigen & escaleren
De klant ontvangt automatisch een bevestiging. Orders die vragen oproepen — een onbekend artikel, een twijfelachtige match — worden proactief geëscaleerd, met de bijhorende context en reden van twijfel.
De mens blijft in controle. De agent handelt af wat hij zeker weet — de rest escaleert hij proactief.
E-mail- en PDF-orders automatisch verwerkt
De agent leest orderberichten en bijlagen, extraheert alle relevante gegevens en zet ze om naar een correcte ERP-entry — zonder dat iemand iets hoeft over te typen en ook buiten de kantooruren.
Foto's van handgeschreven bestellingen herkend
Ook een foto van een bestellijst of een bericht met een bestelling wordt gelezen, gematcht en verwerkt — geen apart proces nodig voor informele orders.
Complexe B2B-orderregels gerespecteerd
Klantspecifieke prijzen, eenheidsregels en contractuele afspraken worden per klant gevalideerd. Alleen echte uitzonderingen komen bij een medewerker terecht.